Sechs Schritte zu mehr Produktivität

Autor: Henning Matthaei @ Mastodon

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Thema: Partnerschaft

Ich habe beschlossen, das Thema „Produktivität“ in das eMagazin „Gut leben!“ aufzunehmen. In unserer Beratungspraxis wird es immer wieder deutlich, dass Beziehungen das schwächste Glied in der Kette sind, wenn es darum geht viel Arbeit erledigt zu bekommen. Wenn von beruflicher Seite große Anforderungen da sind, dann wird die dafür benötigte Zeit zuerst in Paarbeziehung und Familie abgezweigt.

To-Do-Listen sind Aufschiebelisten. Im Artikel „Fünf Schritte zu mehr Entspannung im Alltag” habe ich darüber geschrieben, wie Sie Ihren E-Mail-Eingang übersichtlich organisieren können. Viele Menschen, mit denen ich spreche, müssen aber nicht nur ihren E-Mail-Eingang bearbeiten, sondern haben meist auch eine umfangreiche To-Do-Liste. Der übliche Umgang mit einer solchen Liste ist der, dass einige Dinge davon erledigt werden, während unten drunter ungefähr doppelt so viel neue Punkte aufgeschrieben werden.

Alternative: Die dicken Dinger zuerst! Um den Wahnsinn der To-Do-Liste zu stoppen, schlage ich das Konzept „die dicken Dinger zuerst“ vor. „Die dicken Dinger zuerst“ (Kurzform [DDD]) heißt, die wirklich großen Aufgaben für die kommende Woche zu identifizieren und ihnen expliziten Platz einzuräumen, anstatt sie unter vielen anderen Dingen auf einer langen Liste stehen zu haben.

Hier ist die [DDD]-Anleitung

1. Identifizieren Sie am Montagmorgen die richtig dicken Dinger, die Sie in dieser Woche erledigen wollen. Es sollten wirklich wichtige Angelegenheiten sein, die Ihnen am Ende der Woche das Gefühl geben, etwas wesentliches geschafft zu haben. Schreiben Sie auf diese Liste nicht nur berufliche Vorhaben, sondern nehmen Sie darin auch private Ziele auf, die Sie ein Stück näher an das Lebensgefühl heranbringen, dass Sie sich wünschen.
2. Halten Sie die Liste kurz. Es macht wenig Sinn, 20 dicke Dinger in einer Woche hinein zu packen. Dann haben Sie dasselbe Problem wie mit Ihrer To-Do-Liste, mit zu vielen Punkte und zu wenig Zeit um diese abzuarbeiten. Wenn sie fünf Punkte auf Ihrer Liste stehen haben, ist es einer für jeden Tag und das sollte für den Anfang genügen. Wenn Sie etwas Training haben und besser einschätzen können, wieviel Zeit Sie tatsächlich für Ihre dicken Dinger benötigen.
3. Geben Sie jedem dicken Ding seinen eigenen Platz. Schauen Sie auf Ihren Terminplan und identifizieren Sie die Bereiche, in denen Sie größere Freiräume haben. Es muss genügend Zeit sein, um einen Punkt auf Ihrer [DDD]-Liste abarbeiten zu können. Also nicht in den 20 Minuten vor der Mittagspause oder zu einer Zeit, von der Sie wissen, dass das Telefon nicht still steht. Räumen Sie sich selbst genug Zeit ein, um sie ordentlich erledigen zu können.
4. Lassen Sie genügend Zwischenraum für die kleinen Alltags-Angelegenheiten. Füllen Sie Ihren Kalender nicht bis zum Rand. Schauen Sie am Morgen als erstes auf Ihrer Termine und verpflichten Sie sich zur Erledigung des dicken Dings des Tages. Bleiben Sie dabei, zu Beginn pro Tag nur ein dickes Ding zu erledigen. Wenn Sie noch Zeit haben, schnappen Sie sich Ihre To-Do-Liste und erledigen Sie irgendetwas davon. Wenn Sie sich ein zu enges Zeitkorsett schnüren, werden Sie Ihre [DDD]-Planung aufgeben, bevor sie ihre Wirkung entfalten kann.
5. Beginnen Sie Morgens mit den dicken Dingern. Wenn es möglich ist, planen Sie die Erledigung Ihrer dicken Dinger als erste Aufgabe am Morgen. Nur wenn es nicht anders möglich ist, setzen Sie sie auf den Nachmittag. Die Erfahrung zeigt, dass bis zum Nachmittag schon wieder so viel neue Aufgaben aufgelaufen sind, dass die Gefahr besteht, dass das dicke Ding des Tages aufgeschoben wird. (Daher nennt man die To-Do-Liste auch die Liste der aufgeschobenen Aufgaben.)
6. Freuen Sie sich über das Erreichte. Wenn Sie an jedem Tag der Woche eine für Sie persönlich wesentliche Aufgabe erledigen, stellt sich in Kürze das Gefühl von Zufriedenheit und Produktivität ein. Seien Sie stolz darauf, dass Sie Ihre dicken Dinge aus dem Weg geräumt haben und lassen Sie Ihre Familie an der Freude teilhaben.

Diese einfache Methode hilft definitiv dabei, die wirklich wichtigen Dinge zu erledigen. Sie ist nicht der Weisheit letzter Schluss, aber sie funktioniert einfach und zuverlässig. Wie oft erleben Sie einen Tag, der von vorne bis hinten voll gestopft war mit kleinen Aufgaben, und am Ende des Tages drehen Sie sich um und fragen sich: „Was habe ich heute eigentlich getan?“

Mit [DDD] haben Sie die wirklich wichtigen Dinge erledigt. Vielleicht machen Sie sich am Anfang noch eine Weile Sorgen über den Kleinkram, die kleinen Aufgaben. Aber Ihre Stimmung wird sich verbessern, dadurch dass Sie alle Priorität Nr. 1 Aufgaben erledigt bekommen. Und die veränderte Stimmung können Sie als Geschenk mit nach Hause nehmen. Ihre Familie wird es Ihnen danken.

Frage an den Leser: Welche Techniken benutzen Sie, um Ihre Dinge erledigt zu bekommen?