5 Schritte zu mehr Entspannung im Alltag

Ziele haben, Schritte gehen

In der letzten Ausgabe („Wie Sie Karriere und Beziehung unter einen Hut bekommen”) haben wir die Entwicklung einer langfristigen Perspektive für eine gute Ehe besprochen. Es bleibt wie bei jeder langfristigen Planung dabei die Frage, wie sich denn die großen Ideen in das Gewühl alltäglicher Kleinigkeiten integrieren lassen.

Eine langfristige Ausrichtung lebt von zwei wesentlichen Faktoren.

Zum Einen davon, dass sie regelmäßig überprüft und angepasst wird. 2-Jahresziele sollte man alle drei Monate auf den Prüfstand stellen, 5-Jahresziele halbjährlich und die Klausur für die Lebensperspektive allein und als Paar erfolgt idealerweise einmal pro Jahr.

Der zweite Aspekt ist das Herunterbrechen des großen Bildes auf die Ebene der tatsächlichen Handlungen. Wer in einer Führungsposition arbeitet, ist meist schon mit verschiedenen Methoden der Arbeitsorganisation und Produktivitätssteigerung in Berührung gekommen. Eine der elegantesten und auch mit wenig technischem Aufwand zu realisierenden Möglichkeiten ist "Getting Things Done" von David Allen .

"Getting Things Done" ist auch auf deutsch erschienen - mit dem etwas sperrigen Namen "Wie ich die Dinge geregelt bekomme". Die im vorigen Artikel (Link) dargestellte Methodik der verschiedenen Übersichtsebenen ist die Übertragung von GTD auf das Privatleben. David Allen legt auf drei Aspekte besonderen Wert:

1. die Anlage eines übersichtlichen Referenzsystems für alle Papiere, auf die man nur in bestimmten Situationen zurückgreifen muss.
2. die Unterteilung sämtlicher Vorhaben in zwei Kategorien: Aktionen, d.h. Dinge die man so tun kann, und Projekte, das sind Vorhaben, die aus mindestens zwei Aktionen bestehen.
3. ein eigenes Wiedervorlagesystem, dem man vertraut ("trusted system"), das sämtliche Aktionen zwingend und zur rechten Zeit wieder in den Blick rückt.

Ich gebe hier anhand meiner eMail-Organisation ein Beispiel dafür, wie GTD (Getting Things Done) umgesetzt werden kann. Mit der hier beschriebenen Methode, gibt es immer einen leeren eMail-Eingang, keine offenen Enden und das sichere Gefühl, das keine unangenehmen Überraschungen mehr in Ihrem Posteingang lauern.

Die folgenden Techniken sind im Thunderbird realisiert. Sie sind aber genauso in Outlook, Lotus Notes oder anderen machbar.

(Eine gute Quelle für weitergehende Information ist das GTD Forum )

1. Das eMail-Programm ist standardmäßig nicht geöffnet!

Warum? eMails sind eine Seuche der Ablenkung. Es klingelt, blinkt und fordert sofortige Aufmerksamkeit. Nüchtern betrachtet soll es genauso wie das ständig auf Empfang geschaltete Handy permanente Verfügbarkeit vortäuschen. Das kostet den Preis, dass Sie nicht ungestört nachdenken können, dass Sie in Unterhaltungen unterbrochen werden, dass Sie aus einem konzentrierten Arbeitsmodus herausgerissen werden.Tatsächlich ist es viel einfacher, wenn man sich zwei bis drei Zeiten am Tag setzt, um eMails zu bearbeiten - kurz, konzentriert, effektiv. Und danach das eMail-Programm wieder schließt. 2. Wenn das nicht geht, weil Sie über Ihre Software an Termine erinnert werden müssen, dann stellen Sie wenigstens die Benachrichtigungen ab. Sie wollen doch auch nicht, dass der Postbote mit jedem Brief einzeln an Ihren Schreibtisch kommt und Ihnen zuruft: "Sie haben Post!" 3. Eingehende eMails sofort bewerten. Wenn ich morgens und nachmittags in meine Mails schaue, lese ich sie nicht sofort. Anhand der Betreffzeile wird zuerst lediglich sortiert. Und zwar in folgende Kategorien (tags):- Löschen (die wichtigste aller Funktionen) - Bearbeiten - Heute beantworten - Später beantworten - Anrufen - Drucken - Kalender - Warten auf AntwortPer Shortcuts die auf der Tastatur angelegt sind, weise ich jeder Mail mit dem Druck auf die Zahlen 1-8 in wenigen Sekunden ein**Schlagwort** (tag) zu.

Eine weitere Technik wird in diesem Schritt angewandt. Erhalte ich eine Mail, die lediglich eine Information enthält, die ich aufbewahren muss, verschwindet sie mit einem Klick auf "Y" im Jahresarchiv. Dort ist sie in kürzester Zeit per**Suche** nach Absender und/oder Inhalt auffindbar.

Nach zwei Minuten ist für jede Mail der nächste Handlungsschritt festgelegt! Ich achte darauf, dass ich jeder Mail genau ein Schlagwort zuordne. Wenn diese Bewertung abgearbeitet ist, wird das bisherige gelöscht und ein neues zugeordnet. Am Ende des Bearbeitungsprozesses landet jede Mail entweder im Archiv oder im Papierkorb.

Im Programm sind sogenannte virtuelle Ordner eingerichtet, je einer pro Schlagwort. Virtuelle Ordner sind gespeicherte Suchen nach dem jeweiligen Schlagwort. Jeder der virtuellen Ordner entspricht einem der oben angegebenen tags. Da alle neuen Mails ein Schlagwort erhalten haben, ist jede von ihnen in einem der angelegten Ordner zu finden.

4. Die Mails den Bewertungen (Schlagwörtern) entsprechend bearbeiten. Der erste Ordner, den ich besuche ist "Löschen".

Ich markiere die enthaltenen Mails und vernichte sie. Ein großartiges Gefühl macht sich breit, denn normalerweise habe ich so schon die Hälfte meines eMail-Eingangs bewältigt.

Die Schlagworte erklären sich selbst. Wichtig dabei ist es lediglich, in den Ordner "Heute beantworten" sofort hineinzuschauen und die Antworten jetzt zu schreiben. Auch der Ordner "Bearbeiten" wird auf sofortigen Handlungsbedarf hin geprüft. Hier stecken häufig eher projektbezogene Inhalte, die in eine oder mehrere Aufgaben zerlegt werden müssen. Wenn die entsprechenden Aufgaben identifiziert und in mein System eingearbeitet sind, wird die Mail ebenfalls gelöscht oder archiviert.

Viele Aufgaben lassen sich gebündelt besser erledigen. Was in den Ordnern "Drucken" oder "Später beantworten" gelandet ist, kann bearbeitet werden, wenn ich mal eine Ablenkung zwischendrin brauche. (Ein wichtiger Unterschied zum weit verbreiteten Umgang mit eMails, bei denen dem Absender die Störung meines Arbeitsablaufes erlaubt wird.) Und in den Ordner "Telefon" schaue ich, wenn ich im "Gesprächsmodus" bin, also mehrere Telefongespräche zusammenfasse.

Das Nichtstun pflegen. Was in den Ordner "Kalender" einsortiert ist, ist datumsbezogene Information. Anreisebeschreibungen für einen Workshop oder die nächste Swingtanzparty. Diesen Ordner muss ich nur alle paar Tage prüfen, ob irgendeine Handlung ansteht. Schließlich "Warten auf Antwort" : Hier befinden sich Mails, die ich bearbeitet habe und zu denen noch eine Antwort aussteht. Hier reicht auch ein Blick alle paar Tage, was sich erledigt hat und wo noch nachgefasst werden muss.

5. Die wirklich wichtigen Dinge angehen. Je nachdem wie groß Ihr Mailvolumen ist, müssen Sie diese Prozedur ein- oder mehrmals täglich vornehmen. Das Angenehme daran ist, dass alle offenen Enden erkannt sind und Ihnen automatisch bei der Durchsicht der entsprechenden ordner wieder in den Blick kommen. Das führt zu Entspannung und Gelassenheit. Nehmen Sie dieses Gefühl mit nachhause und beglücken Sie Ihren Ehepartner damit.